Persondata

Privatlivspolitik for Dansk Softball Forbund
Juni 2018

Dansk Softball Forbunds dataansvar
Da vi i Dansk Softball Forbund behandler personoplysninger om dig, har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er relevante.

Kontaktoplysninger på os, som dataansvarlige
Dansk Softball Forbund er ansvarlig for dine person data og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Vores kontaktoplysninger er:
Dansk Softball Forbund:
Kontaktperson: Ejnar Mikkelsen
Adresse: Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby
CVR: 17498274
Telefonnr.: 43 26 24 37
Mail: ejnar.mikkelsen@softball.dk eller info@softball.dk
Website: www.softball.dk

Hvem behandler vi personoplysninger om
Vi behandler personoplysninger om:
• Ledere
• Trænere
• Instruktører
• Spillere

Hvilke personoplysninger behandler vi
Vi behandler følgende personoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, fødselsdato, køn og nationalitet
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt modtager vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder:
• Din klub
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Forbundets formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede legitime interesser (interesseafvejningsreglen)
• Nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:
1) Formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere, instruktører og spillere:
• Håndtering af trænernes, ledernes, instruktørernes eller spillerenes hverv og pligter i Forbundet
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os i forbindelse med forbundets aktiviteter

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede legitime interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til repræsentantskabsmøde
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF eller til vores internationale forbund ESF og WBSC, i relevant og nødvendigt omfang, i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da Forbundet er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere, træner og instruktører og spillere til disse, for at ledere, trænere og instruktører og spillere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter dine endte aktiviteter i Forbundet
• Af hensyn til kontaktmuligheder, kan der for børn og unge under 18 år, behandles oplysninger om forældrene
• Opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. (se vores kontaktoplysninger øverst)
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere og spillere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som Forbundet er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som ulønnet leder, træner, instruktør og spiller, eller som lønnet leder, træner eller instruktør:
Ulønnede ledere, trænere, instruktører og spillere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter dine endte aktiviteter i Forbundet

Lønnede ledere, trænere og instruktører:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel ledere, trænere, instruktører og spillere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores website. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.